واگذاری موثر وظایف، یعنی توانمندسازی تیم

به گزارش یازاکو، آنها اعضای تیمتان هستند؛ کارکنانی که مشتاق یادگیری و تجربه‌‌اند. پس چرا برخی از مدیران از واگذاری کارها به کارکنان اجتناب می‌‌کنند؟ عوامل متعددی در بی‌‌میلی مدیران نقش دارند: بی‌‌اعتمادی به توانایی‌‌های کارکنان، میل به کنترل اوضاع، کمال‌‌گرایی و ترس از شکست. اما واگذاری وظایف اگر به‌طور موثر انجام شود مزایایی باورنکردنی دارد. این یک هنر است؛ مهارتی ظریف که قابل یادگیری است.

 چرا از واگذاری فراری هستیم؟

شاید فکر کنید که اگر کارها را خودتان انجام دهید زودتر تمام می‌شوند. یا شاید مهلت تحویل پروژه نزدیک است و نمی‌خواهید ریسک عقب افتادنش را به جان بخرید. شاید هم هنوز به تیمتان اعتماد کامل ندارید. اگر واگذاری کارها برایتان سخت است، شما تنها نیستید اما بدانید که این رویه، مانع پیشرفت کارهایتان می‌شود. واگذاری، فقط به معنای خلاص شدن از انجام کارها نیست، بلکه به معنای پیشبرد امور، رشد دادن تیم و تمرکز بر مهم‌ترین کارهاست. از کجا باید شروع کنیم؟ چطور می‌توانیم در جریان کارها باشیم، بدون آنکه بالا سر کارکنان رژه برویم؟ و چطور دست از این تفکر‌ برداریم که «فقط خودم می‌توانم انجامش دهم؟»

 کارشناسان چه می‌گویند؟

«دیو کرپن»، نویسنده کتابی به نام «خودت را کنار بگذار: چطور رهبری سازمانی و واگذاری موثرتری داشته باشیم» است. او در این رابطه می‌گوید: «واگذاری کارها ممکن است در ظاهر ساده به نظر برسد اما چالش واقعی، غلبه بر موانع احساسی‌‌ است که اجازه نمی‌دهند کارها را رها کنید.» به باور او، بی‌‌اعتمادی، میل به کنترل، کمال‌‌گرایی و ترس از شکست می‌توانند باعث شوند درگیر جزئیات شوید یا مجبور شوید همه کارها را خودتان انجام دهید. کرپن پیشنهاد می‌‌کند به تصویر بزرگ‌تر نگاه کنید. او می‌گوید: «درست است که می‌ترسید مشتری‌‌هایتان را از دست بدهید، احمق به نظر برسید یا کارکنان کارها را خراب کنند. اما آیا می‌توانید این ترس‌‌ها را کنار بزنید و شجاع باشید؟»

اهمیت واگذاری، فراتر از انجام کارها یا داشتن یک تیم پربازده است. واگذاری یعنی تصمیم بگیرید که می‌خواهید زمان، توجه و نهایتا زندگی‌تان را صرف چه چیزی کنید.

«امیلی مورگان»، بنیان‌گذار شرکت خدمات مدیریتی «دلگیت سولوشنز» و نویسنده کتاب «رهایش کن» می‌گوید: «به واگذاری به چشم سیستم مدیریت انرژی شخصی خود نگاه کنید. انرژی شما ارزشمندترین منبعتان است و وقتی امور را واگذار می‌‌کنید در واقع دارید آن انرژی را به سمت کاری هدایت می‌‌کنید که در آن، بیشترین تاثیرگذاری را دارید.» در ادامه، نحوه انجام این کار را بررسی می‌‌کنیم:

 عادت‌‌های خودتخریب‌گر را بشناسید

مورگان می‌گوید قبل از آنکه بتوانید کارها را به شکلی موثر واگذار کنید باید ابتدا بفهمید چه چیزی مانعتان شده. الگوهایی را که باعث می‌شوند تبدیل به یک مانع شوید شناسایی کنید. آیا یک فرد منزوی هستید که دوست دارید همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید؟ یا یک قهرمان هستید که ناگهان ظاهر می‌شوید و اوضاع را راست و ریس می‌‌کنید؟ یا شاید یک رویاپرداز هستید که دائم ایده می‌دهید و در حالی که تیم هنوز ایده اول را هضم نکرده، ایده دوم را مطرح می‌‌کنید؟ یا شاید مداخله‌‌گر هستید، معادل محترمانه‌‌تر «مدیر ذره‌بینی» که اصرار دارید در جریان همه کارها باشید؟ ببینید کدام گرایشتان است که مانع از واگذاری کارها می‌شود؟ پس از شناسایی گرایشتان، از خود بپرسید: «هزینه واقعی این رفتارها چیست؟ نه فقط برای خودم، بلکه برای تیم و کل کار.» مورگان توصیه می‌‌کند کاملا مشخص کنید که می‌خواهید زمانتان را صرف چه چیزی کنید و اجازه ندهید تجربه‌های ناموفق گذشته، مانعتان شوند. افکاری مثل «من واگذاری بلد نیستم» یا «قبلا تلاش کرده‌‌ام و جواب نداده» یک سیکل خودتقویت‌‌کننده ایجاد می‌‌کنند. کرپن می‌گوید: «واقعیت این است که وقتی تصمیم به واگذاری می‌گیرید، چگونگی انجامش، دیگر پیچیده نیست.»

 کارهای قابل واگذاری را مشخص کنید

طبق گفته کرپن، تنها سه چیز است که مدیر نمی‌تواند واگذار کند: ۱.استراتژی و چشم‌‌انداز که او آن را «کار ذهنی» می‌‌نامد و می‌گوید: «به همین خاطر است که شما رهبر سازمان هستید.» ۲.تصمیم‌گیری‌‌های مربوط به استخدام و ۳.حصول اطمینان از اینکه منابع و بودجه لازم برای انجام کارها برای اعضا فراهم است. بقیه کارها؟ می‌توانید بقیه را رها کنید و به اعضا بسپارید. وقتی کاری روی میزتان قرار می‌گیرد از خود بپرسید: «آیا شخص دیگری می‌تواند از پس آن بربیاید؟» اگر وظیفه مربوطه در سه گروه بالا قرار نمی‌گیرد، احتمالا جوابش مثبت است. مورگان می‌گوید واگذاری کارهایی که دوست ندارید آسان‌‌تر است، اما سپردن کارهایی که در انجامشان مهارت دارید و از آنها لذت می‌‌برید دشوارتر است. او در ادامه می‌گوید: «رها کردن این کارها از همه سخت‌‌تر است. چون زمان زیادی از شما می‌گیرند و باعث می‌شوند احساس مهم و مفید بودن کنید.» اما اگر این کارها را برای خودتان نگه دارید، فرصت‌‌های یادگیری را از اعضای تیم می‌گیرید. فکر کنید واگذاری، راهی است که کارکنان به واسطه آن می‌توانند مهارت‌‌هایشان را رشد و توسعه دهند. با انجام همه کارها توسط خودتان، آنها را از این فرصت‌‌ها محروم نکنید.

 از کارهای کوچک شروع کنید

با قدم‌‌های کوچک شروع کنید. مورگان این کارها را به میوه‌هایی تشبیه می‌‌کند که در شاخه‌های پایینی درخت هستند و چیدنشان آسان‌‌تر است؛ کارهای ساده‌‌ای که زحمت کمی نیاز دارند و سریع انجام می‌شوند. او می‌گوید: «کسب چند موفقیت کوچک و سریع در ابتدای کار باعث ایجاد انگیزه و انرژی مثبت می‌شود.» روی کارهای روتین و تکرارشونده‌‌ای تمرکز کنید که مراحلشان مشخص است و دیگران به راحتی می‌توانند انجامشان دهند، مثل گزارش هفتگی یا یادداشت‌‌های به‌‌روزرسانی. او می‌گوید: «این کارها را به یک فرآیند بدل کنید و به اعضای تیم اختیار انجامشان را بدهید.» کرپن اضافه می‌‌کند که وقتی به دیگران اجازه اثبات توانایی‌‌هایشان را می‌دهید، این به رفع مشکل بی‌‌اعتمادی نیز کمک می‌‌کند. شروع کردن با وظایف کوچک، به رشد تدریجی مهارت‌‌ها و اعتماد متقابل منجر می‌شود و فراموش نکنید که «آدم‌‌ها خرابکاری می‌‌کنند و این اجتناب‌‌ناپذیر است چون ما انسان هستیم. این جزئی از فرآیند یادگیری است.»

 آدم‌‌های مناسب را پیدا کنید

در گام بعدی باید افرادی را برای واگذاری پیدا کنید. مورگان می‌گوید ذهن خود را باز کنید و از خود بپرسید: «چه کسانی در تیمم، پتانسیل رهبری دارند؟ چه کسی علاقه، ظرفیت و استعداد انجام کار مربوطه را دارد؟ چه کسی نیاز دارد چیز جدیدی یاد بگیرد؟» و البته «به چه کسی اعتماد دارم؟» ابتدا روی آن دسته از اعضای تیم تمرکز کنید که قابل اعتماد هستند: افرادی که کارها را به موقع تحویل می‌دهند و مشتاق یادگیری هستند. اگر هیچ‌‌کس به ذهنتان نمی‌‌رسد احتمالا دچار میل به کنترل هستید. مورگان می‌گوید: «لازم نیست همیشه شما قهرمان باشید.» کرپن نیز اضافه می‌‌کند: «اگر فکر می‌‌کنید شخص مناسبی ندارید که کارها را به او واگذار کنید، وظیفه شماست که چنین شخصی را پیدا کنید.» گزینه‌های بسیاری خارج از تیم و حتی سازمانتان وجود دارند، مثل نیروهای قراردادی یا پاره‌‌وقت یا فریلنسرها. خلاق باشید و اجازه ندهید موانع ذهنی‌تان، جلویتان را بگیرند.

 مسیر را مشخص کنید، اما آزادی عمل دهید

مورگان می‌گوید درباره انتظاراتتان صریح باشید و مسیر را نشان دهید اما زیاده‌‌روی نکنید. وظیفه را توضیح دهید، مهلت را مشخص کنید و برآوردی تقریبی از زمان مورد نیاز ارائه دهید. اگر کارمندی، یک هفته از زمانش را صرف کاری کند که شما فکر می‌‌کردید چند ساعت زمان می‌‌برد، اوضاع از مسیر خارج می‌شود. چشم‌‌اندازتان از محصول نهایی را برایش ترسیم کنید و به وضوح، هم به صورت گفتاری و هم کتبی توضیح دهید که موفقیت از نظر شما چه شکلی است. کرپن می‌گوید: «نتایج را واگذار کنید نه شیوه انجام کارها را. خودخواهانه است اگر فکر می‌‌کنید همیشه شما بهترین روش برای انجام کارها را می‌‌دانید. اگر کارکنان با نتیجه مورد نظر شما همراه شوند و آن را بپذیرند، قطعا راهی برای رسیدن به آن پیدا خواهند کرد.» به اندازه کافی راهنمایی ارائه دهید تا مسیر کلی حفظ شود اما برای خلاقیت جا بگذارید و در نهایت «کنترل را واگذار کنید».

 نظارت کنید، اما مدیریت ذره‌‌بینی نکنید

میزان پیگیری شما بستگی به پیچیدگی کار یا پروژه دارد. بعضی از پروژه‌ها نیاز به بررسی روزانه دارند، در حالی که بعضی دیگر را کافی است هفته‌‌ای یک بار چک کنید.کرپن پیشنهاد می‌‌کند روی دو سوال کلیدی تمرکز کنید و از کارکنان بپرسید: «اوضاع چطور پیش می‌‌رود؟» و «چه موانعی سر راه هست؟» این رویکرد کمک می‌‌کند گفت‌وگو میان شما و کارکنان حول محور یافتن راه‌حل باشد نه صرفا گزارش دادن آنها به شما. از پیام دادن‌‌های مکرر در گروه واتس‌‌اپ و مزاحمت‌‌های بی‌‌مورد بپرهیزید. او هشدار می‌دهد: «نسخه دیجیتال نفس کشیدن پشت سر آدم‌‌ها نباشید.» در فضای مجازی بالای سرشان رژه نروید.

مورگان به کسانی که حتما باید در جریان امور باشند پیشنهاد می‌‌کند که راه‌هایی برای پیگیری و باخبر شدن از اوضاع پیدا کنند، بدون آنکه مدام تمرکز تیم را به هم بزنند. مثلا یک پلتفرم مدیریت کار کمکتان می‌‌کند عملکرد را رصد کنید بدون آنکه مخل تمرکز کارکنان شوید. او می‌گوید: «این‌طوری خیالتان راحت می‌شود چون می‌‌دانید کارها در مسیر خودشان قرار دارند.»

 راهنمایی کنید،گوش دهید و بازخورد بخواهید

کرپن می‌گوید خودتان را همزمان یک مربی و مشوق تصور کنید: «وظیفه یک مربی این است که بیشترین پتانسیل افراد را بیرون بکشد.» وظیفه شما این نیست که مطمئن شوید همه‌چیز دقیقا به شیوه شما یا بی‌عیب و نقص پیش می‌‌رود. کار شما الهام‌‌بخشی و راهنمایی است. تجربیات خود را در اختیارشان بگذارید و شرایط و بستر کار را برایشان توضیح دهید. مورگان می‌گوید: «کمک کنید بفهمند که کارشان چگونه در راستای اهداف کلی سازمان است و چرا مهم است.» آنها را تشویق کنید که سوال بپرسند و به شما بازخورد بدهند. بدون ارتباط باز و مستمر، واگذاری می‌تواند از مسیر منحرف شود.

 فراموش نکنید: پیشروی مهم است نه کمال

کرپن می‌گوید: «واگذاری موثر یعنی توانمندسازی تیمتان، آموزش آنها برای موفقیت، فراهم آوردن ابزارهای لازم برای موفقیتشان و البته حمایت از آنها در طول این مسیر.» مهم‌ترین مزیتش این است که وقتی وظایف را واگذار می‌‌کنید زمان، انرژی و فضای بیشتری پیدا می‌‌کنید تا روی چیزهایی که برایتان در اولویت هستند هم در حیطه کار و هم زندگی، تمرکز کنید.

البته واقع‌‌بین باشید. واگذاری حلال همه مشکلات نیست. همچنان کارهایی هستند که باید انجام شوند. مورگان در این رابطه می‌گوید: «مهم است که این موضوع را، هم در ذهنتان و هم تقویمتان در نظر داشته باشید. حتی اگر کسی کاری را ۸۰ درصد به خوبی شما انجام دهد یا تنها بخشی از آن را انجام دهد، این خودش یک موفقیت است. به هر حال، هدف ما کمال و بی‌‌نقص بودن نیست. هدف، پیشبرد کارهاست و واگذاری، ابزار رسیدن به آن است.»